Die volle inbox na je vakantie…
Hoe romantisch lijkt niet het beeld van een pakket handgeschreven post, gewikkeld in zeildoek onder een grote verweerde steen in de haven bij de Tafelbaai? Wachtend op een VOC-schip dat de juiste kant op vaart en de brieven weer dichter bij hun bestemming brengt. Die poststenen, zoals ze werden genoemd, waren de voorlopers van de brievenbussen op het postkantoor. Het kon zo maar zes tot negen maanden duren voordat je brief op zijn bestemming was aangekomen. Als hij in de tussentijd tenminste niet was zoekgeraakt. Dat kon dus betekenen dat je een jaar moest wachten op het antwoord op die belangrijke vraag die je in die brief had gesteld. Een jaar!
Van twee dagen naar twee seconden
Ik heb in de jaren ’90 anderhalf jaar gewerkt op een kleine vestiging van Randstad Uitzendbureau. Als een opdrachtgever een c.v. van een uitzendkracht wilde hebben, dan sprak ik af dat ik een kopie zou opsturen. Ik had geen kopieermachine op de vestiging en moest daarvoor naar de sigarenboer. Soms lukte dat nog voor zes uur; anders kwam het de volgende dag. In ieder geval had de klant na 2 à 3 dagen het gewenste c.v. op het bureau. Toen kreeg ik een fax! Mijn responstijd verkleinde zich met enorme sprongen: van twee dagen naar zeker nog dezelfde dag. De fax moest natuurlijk worden bezorgd door de secretaresse of bode, maar ik hoefde er de deur niet meer voor uit. Een jaar later kon ik ook mailen. Met een beetje kunst- en vliegwerk zelfs terwijl ik aan het bellen was met de betreffende opdrachtgever. In 1,5 jaar tijd was de responstijd teruggelopen van 2 dagen naar 2 seconden. Het geduld van mijn klanten hield gelijke tred. En ook het aantal berichten dat gestuurd werd maakte een dergelijke ontwikkeling mee. Een handgeschreven brief kost toch altijd meer tijd en aandacht dan een kattenbelletje per mail. En zo loopt je mailbox vol met ongeduldig-op-antwoord-wachtende mailtjes.
Van duizend naar vier
Ik gaf ooit een training in time management aan een groep managers en vroeg de deelnemers of ze dit fenomeen herkenden. Een van de deelnemers vertelde een prachtig verhaal. Hij had ooit, nadat hij drie weken op vakantie was geweest, bij terugkomst in zijn mailbox meer dan duizend nieuwe e-mails aangetroffen. Hij voelde zijn energie wegzakken in een bodemloze put en had de neiging om meteen weer op vakantie te gaan. Tot hij een briljant idee kreeg. Hij stuurde zijn hele adresboek een mail met het bericht dat zijn computer was gecrasht tijdens zijn vakantie. Hij vroeg in de mail of degene die nog iets voor hem had dat hij echt moest lezen, dat nog een keer opnieuw wilde sturen. Hij kreeg vier reacties terug. Ideetje voor na de zomer??
